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Gestión de visitantes

Verkada Mexico
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Los integradores no son ajenos a facilitar a los clientes a través de una transformación digital. En los últimos años, ha habido un cambio sustancial hacia la digitalización de los procesos tradicionales del lugar de trabajo. Para muchos, sin embargo, explorar la gestión de visitantes basada en la nube es todavía un territorio desconocido. 

Comenzando en la recepción, una solución de lugar de trabajo empresarial puede desbloquear una mayor seguridad, eficiencia y escalabilidad. Al integrar la tecnología de administración de visitantes de sus clientes en su infraestructura de TI, puede ayudarlos a abordar los desafíos de seguridad que evolucionan rápidamente, agilizar las operaciones y mejorar la experiencia del usuario final. También puede introducir oportunidades de venta cruzada para penetrar más profundamente en su ecosistema de TI y proporcionar más valor.

He aquí por qué un sistema de gestión de visitantes empresarial es cada vez más una buena idea.

¿Qué aspecto tiene la gestión de visitantes basada en la nube?

En el software de gestión de visitantes basado en la nube, lo primero que encontrará un visitante será un quiosco basado en una tableta. Todo lo que los visitantes tienen que hacer es seguir el flujo de registro en la pantalla, después de lo cual sus anfitriones reciben una notificación instantánea de su llegada.

Esas tabletas pueden facilitar todos los aspectos del registro, desde verificar el estado de vacunación y hacer preguntas de detección de COVID-19 y obtener firmas (es decir, acuerdos de confidencialidad y autorizaciones de los medios) hasta imprimir credenciales de visitantes temporales, enviar notificaciones de llegada al personal y desbloquear puertas de forma remota para otorgar acceso.

En el backend, esas experiencias de registro se pueden incorporar al sistema más amplio de control de acceso y seguridad por video. Para los clientes, eso significa un sistema integrado, basado en la nube, administrado centralmente y muy seguro.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de visitantes basada en la nube?

Existe una rima y una razón de por qué la digitalización de la gestión de visitantes se encuentra con suspiros de alivio en el lugar de trabajo y los equipos administrativos. El personal de recepción aprecia la conveniencia de una interfaz intuitiva, mientras que los equipos de operaciones e instalaciones tienen una plataforma centralizada para simplificar la administración y mejorar la seguridad. 

En general, surgen cinco beneficios principales:

1. Experiencia de usuario final moderna

Cuando se trata de la adopción de productos, especialmente para software nuevo, tener una experiencia perfecta para el usuario final es la clave del éxito. Para la gestión de visitantes, esto se aplica a todos los grupos de usuarios: visitantes, anfitriones y administradores. 

Al llevar la gestión de visitantes a la nube, los clientes pueden crear experiencias personalizadas que reciben diferentes tipos de visitantes. Con un tablero intuitivo, este proceso creativo puede ser tan fácil como seleccionar una plantilla de registro predeterminada o crear una pantalla de bienvenida con la marca e insignias personalizadas impresas en color.

Un sistema basado en la nube también puede permitir que los invitados inicien sesión a través de su teléfono inteligente con una invitación de calendario y notifiquen a los anfitriones a través de SMS o correo electrónico cuando lleguen sus invitados. De esta manera, sus clientes pueden mejorar efectivamente el proceso de registro para todas las partes involucradas, elevando la experiencia del huésped y haciendo que sus equipos sean más eficientes.

2. Seguridad mejorada

Al estar integrados y basados ​​en la nube, algunos sistemas de gestión de visitantes pueden verificar rápidamente la información y evaluar a los visitantes. Por ejemplo, Verkada Guest puede comparar instantáneamente a los visitantes  con la base de datos de delincuentes sexuales.

Esta evaluación adicional brinda una capa adicional de protección para los clientes en industrias sensibles, por ejemplo, clientes de atención médica preocupados por la PHI o escuelas por la seguridad de los estudiantes . Cualquier visitante no deseado puede marcarse en el sistema para evitar futuras entradas, todo mientras se mantienen estrictos controles de seguridad y privacidad.

Verkada se actualiza continuamente, por lo que el sistema siempre se ejecuta con las últimas mejoras de software y firmware. Las actualizaciones de seguridad automáticas ayudan a defenderse contra las vulnerabilidades asociadas con los sistemas de parches, ofreciendo una mejor protección contra el acceso no autorizado, los ataques cibernéticos y otras amenazas. 

3. Precios escalables

Idealmente, su cliente debería tener la capacidad de agregar tantos invitados, credenciales y sitios al sistema sin preocuparse por los costos incrementales. Pensando en clientes con miles de empleados y visitantes repartidos en múltiples ubicaciones, este nivel de escalabilidad es imprescindible. 

Busque un sistema administrado en la nube que proporcione una vista única en varios sitios, con un costo de propiedad sencillo. Un modelo de precios escalable debe incluir registros y actualizaciones de visitantes ilimitados como parte del acuerdo de licencia de software de un cliente.

4. Integraciones perfectas

La gestión de visitantes debe funcionar en conjunto con el resto de la tecnología de su edificio, en particular, la seguridad por video y el control de acceso. Cuanto mejor se conecten esos sistemas, hablen entre sí y se conecten a otras herramientas (SSO, aplicaciones de mensajería, etc.), más integridad tendrá el sistema en general. 

Así es como se ve esa vista integrada en la práctica:

Un sistema de construcción integrado de forma nativa significa que sus clientes pueden ver y administrar visitantes, puertas y cámaras en una sola ventana, desde cualquier lugar. Con soluciones basadas en la nube, esto podría incluir la integración de: directorio activo (Okta, Azure AD y otros proveedores de SCIM/SAML), integraciones para notificaciones de llegada instantánea (Slack), integraciones de cámaras para monitoreo en vivo y revisión de imágenes históricas (es decir, seguimiento de contactos de COVID-19) o listas de vigilancia de terceros (es decir, detección de delincuentes sexuales).

Al integrarse con el control de acceso basado en la nube, el personal de operaciones obtiene la capacidad de desbloquear puertas de forma remota desde su teléfono inteligente. Sin estar en el sitio, los miembros del personal pueden otorgar acceso al personal de entrega a la sala de correo o proporcionar a los contratistas acceso único a puertas específicas en sus instalaciones.

5. Registros de visitantes centralizados e información de datos

A lo largo de un solo día, sus clientes pueden recibir cientos de visitantes (si no más). Su equipo administrativo debe tener una forma de controlar los datos de los visitantes en tiempo real. Verkada Guest archiva todos los datos de los visitantes, por lo que los administradores pueden buscar los datos de los visitantes y obtener registros específicos (que incluyen una foto, documentos y otra información).

Además de búsquedas más rápidas, los datos se pueden exportar fácilmente a formatos que se pueden compartir. Esto ayuda a acelerar las investigaciones y comprender rápidamente quién entra y sale de sus ubicaciones.

Los registros de visitantes también pueden revelar tendencias importantes para optimizar las operaciones comerciales. Por ejemplo, puede haber ciertos momentos del día, mes o año cuando el volumen de visitantes aumenta. Junto con análisis de video como Tendencias de ocupación , sus clientes pueden ajustar sus necesidades de personal en consecuencia.

Equilibrar la seguridad y la comodidad: Ofrezca ambas a sus clientes

Cuando se trata de prioridades, muchos clientes le dirán que «la seguridad es lo primero». Al introducir una gestión de visitantes moderna y basada en la nube en su paquete de tecnología, puede proporcionar más valor como socio y ayudarlos a interceptar o adelantarse a las amenazas de seguridad.

Desde escuelas hasta oficinas corporativas, hay tranquilidad al saber que todos los visitantes son examinados de cerca. Al mismo tiempo, un sistema de gestión de visitantes integrado y fácil de usar eleva considerablemente la experiencia del huésped.

El mejor software de gestión de visitantes puede adaptarse y crecer con sus necesidades de seguridad. Pero la seguridad no tiene por qué ser a expensas de una bienvenida personalizada. Los dos pueden ir de la mano, y todo comienza en la recepción.

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